Mengenali business process

Mengenali business process di perusahaan Anda

Selama saya dulu bekerja, sering kali saya mendengar istilah business process, terutama jika berbicara dengan teman-teman pembangun sistem aplikasi IT.

Business process, sengaja saya tidak gunakan istilah “proses bisnis” dalam bahasa Indonesia, karena istilah lebih familiar disebut sebagai “business process“. Sekedar untuk menghindari salah pengertian saja.

Pada dasarnya siapapun dalam sebuah bisnis atau perusahaan, adalah merupakan bagian dari business process itu sendiri. Tidak cuma bagian, tapi juga pelaku dan melaksanakan business process itu.

Saya coba terjemahkan definisi business process dari Appian.Com

Business process adalah sekelompok pekerjaan atau tugas, yang mana jika telah selesai, akan mencapai tujuan yang telah ditetapkan perusahaan, bisnis atau organisasi.

Appian.Com

Dalam sebuah perusahaan atau bisnis, banyak sekali business process-nya. Semakin besar perusahaan, semakin beragam business process mereka.

Sebagai contoh, di bagian keuangan ada business process pembayaran, bagian gudang ada business process penerimaan stok (inbound), dan lain sebagainya.

 

 

Business process penerbitan paspor oleh kantor Imigrasi

Sebuah contoh yang bagus sekali dan mudah untuk dipahami, yang tidak sengaja saya dapatkan.

Mari kita telaah proses penerbitan paspor di kantor Imigrasi.

Business process penerbitan paspor Indonesia
Sumber: Imigrasi.Go.ID

Tujuan dari business process tersebut adalah menerbitkan paspor untuk pemohon secara efisien, tepat sasaran dan rapi.

Ini adalah sebuah contoh yang bagus sekali.

Mari kita coba terjemahkan business process tersebut.

  1. Pemohon paspor mengambil nomor antrian secara elektronis dan memeriksa kelengkapan berkas.
  2. Petugas layanan melakukan pemeriksaan validitas dan kelengkapan berkas pemohon.
  3. Klarifikasi lanjutan jika diperlukan.
  4. Alokasi blanko paspor.
  5. Pencetakan dan laminasi paspor.
  6. Pengesahan paspor.
  7. Pengambilan paspor.
  8. Pemohon ambil antrian untuk pengambilan paspor.

Pada dasarnya sebuah business process dapat diterjemahkan dalam bahasa yang umum seperti contoh di atas. Semua aktifitas tidak dijelaskan secara rinci. Ini biasa disebut sebagai high level business process atau proses bisnis tingkat atas.

Dalam tingkatan yang lebih rendah, aktifitas yang lebih rinci dapat disusun dalam bentuk Standard Operating Procedure. Dalam hal ini pada tahapan nomor 2, sejumlah aktifitas dilakukan oleh petugas meja pelayanan.

Selain tersaji dalam bentuk narasi, umumnya business process disajikan dalam bentuk diagram alur (flowchart). Favorit saya adalah diagram fungsional atau swimlane flowchart, karena juga menggambarkan siapa yang melaksanakan tugas.

 

 

Business process Anda

Dari contoh di atas, semoga menjadi lebih mudah bagi Anda untuk memahami dan mengenali business process di perusahaan Anda.

Demikian ulasan mengenali business process, semoga bisa bermanfaat bagi Anda, bisnis dan perusahaan Anda.