SOP dan petunjuk operasional

Hubungan antara Standard Operating Procedure dan petunjuk operasional

Ini adalah artikel lanjutan dari artikel sebelumnya Hirarki proses sebuah perusahaan. Sekilas mengenai artikel tersebut, saya telah membahas mengenai hirarki antara perusahaan, business process dan standard operating procedure (SOP).

Artikel ini akan mengupas hirarki terakhir yaitu antara SOP dan operasional.

Perhatikan ilustrasi berikut:

Hubungan antara standard operating procedure dan petunjuk operasional.

Sebuah business process terdiri dari kumpulan standard operating procedure. Idealnya SOP tersebut juga memiliki urutan eksekusinya masing-masing antara satu dengan lainnya dalam sebuah business process.

Sebuah standard operating procedure, karena merupakan kumpulan aktifitas operasional, sudah berada di level eksekusi, umumnya sudah berkenaan dengan alat bantu.

Dokumentasi business process untuk perusahaan bertumbuh dan efisienAktifitas operasional yang sudah berkenaan dengan alat bantu, apakah itu sistem IT seperti SAP, operasional forklift, mesin dan lain sebagainya, tentunya perlu petunjuk operasional.

Petunjuk operasional ini sama dengan petunjuk penggunaan, petunjuk cara pakai, operating guide atau manual book.

Kaitannya dengan Dokumentasi.Biz adalah spesialisasi kita membuat petunjuk operasional yang baik dan terstruktur. Baik artinya agar mudah dipahami oleh siapapun termasuk orang awam sekali pun.

Identifikasi bagian-bagian penting dari aktifitas operasional adalah hal yang utama, sehingga perlu mendapatkan penekanan khusus pada petunjuk operasional.

Demikianlah artikel ini, semoga memperjelas pemahaman Anda mengenai hirarki proses di sebuah perusahaan.

 

 

Hirarki proses sebuah perusahaan

Untuk memudahkan Anda memahami hirarki dari business process hingga implementasi di tingkat operasional, berikut adalah gambarannya.

Kumpulan business process yang membuat sebuah perusahaan beroperasi
Ilustrasi 1.

Business process di dalam perusahaan

Bisa diperhatikan dari ilustrasi 1 di atas bahwa sebuah perusahaan atau bisnis beroperasi pasti melalui banyak proses di dalamnya.

Semisal perusahaan manufaktur, ada proses pembelian bahan baku, penerimaan bahan baku oleh gudang, pengolahan, pemeriksaan kualitas quality assurance (QA), hingga bermuara pada proses penjualan.

Operasional perusahaan bergerak karena sejumlah business process di dalamnya. Business process tersebut memiliki satu tujuan bersama yang umumnya adalah menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.

Ilustrasi 1 juga menggambarkan, sebuah business process dibangun dari sejumlah tahapan operasional baku, yaitu yang saya sebut sebagai Standard Operating Procedure.

Sangatlah aneh jika sebuah business process dilakukan tanpa adanya rangkaian aktifitas yang terstruktur. Semisal proses penerimaan barang di gudang, harus selalu diterima oleh petugas penerimaan barang. Akan kacau jika diperbolehkan barang diterima oleh bagian produksi untuk langsung diolah.

Sebuah business process dibangun oleh sejumlah aktifitas yang terstruktur. Rangkaian aktifitas tersebut disusun dalam bentuk Standard Operating Procedure (SOP).

Selanjutnya kita turun kita tingkatan yang lebih rendah, perhatikan ilustrasi berikut:

Hubungan antara business process dan standard operating procedure SOP
Ilustrasi 2

Hubungan antara business process dan SOP

Sebuah business process yang baik hanya bisa terbangun dari sejumlah aktifitas di dalamnya yang terstruktur dan berurut.

Aktifitas yang terstruktur dan berurut tersebut biasa kita sebut sebagai Standard Operating Procedure (SOP).

Ilustrasi 2 di atas menggambarkan sebuah business process dan di dalamnya ada sejumlah SOP. Bahkan antara SOP yang membangun sebuah business process pun harus berurut. Semisal SOP 1 harus dilaksanakan dulu agar SOP 2 dapat terlaksana.

Agar perusahaan dapat berjalan dengan baik, SOP sangatlah penting untuk dipahami, dipatuhi dan dijalankan oleh para pelaksana tugas. Dalam artikel lain saya akan ulas mengenai SOP.

SOP tidak dimaksud untuk membuat manusia bekerja seperti layaknya mesin, bukan itu tujuannya. SOP membuat kinerja semua lini terkait di perusahaan bekerja efisien, karena sudah ada rel-nya masing-masing.

Hubungan antara SOP dan petunjuk operasional

Agar artikel ini tidak terlalu panjang, saya akan buatkan dalam artikel terpisah.