Cerdik mengelola biaya overhead

cerdik mengelola biaya overheadOrganisasi apa pun, agar dapat beroperasi, pasti membutuhkan dan mengeluarkan biaya.

Seperti kita ketahui, bahwa pada dasarnya bagi sebuah organisasi ada dua jenis biaya yaitu biaya overhead (overhead cost) dan biaya invest (invest cost).

Umumnya, bagi kebanyakan organisasi atau perusahaan, biaya overhead sering mendapatkan perhatian lebih. Hal ini lebih dikarenakan biaya ini adalah sesuatu yang harus dikeluarkan untuk operasional perusahaan secara rutin.

Contoh biaya overhead adalah misalnya tagihan telepon bulanan. Untuk kelas yang lebih tinggi misalnya biaya jasa auditor eksternal per tahun.

Mengelola biaya overhead suatu organisasi, seperti ilustrasi di atas, normalnya diatur secara bulanan dan tahun berdasarkan perencanaan anggaran di tahun sebelumnya.

Cerdik mengelola biaya overhead dengan Business Impact Analysis

Saat sebuah organisasi harus menyusun anggaran untuk sebuah biaya overhead, baik biaya baru atau lama, maka (seharusnya) dibutuhkan sebuah dasar untuk menentukan dan mengelola biaya overhead di masa berikutnya.

Sebagai ilustrasi, direncanakan anggaran untuk biaya telepon tahun depan sebesar Rp 1,200,000 per tahun, atau Rp 100,000 per bulan.

Pertanyaan: Apakah angka tersebut bisa diterima? Katakanlah berdasarkan data tahun ini, rata-rata pemakaian bulanan adalah Rp 70,000 per bulan (Rp 840,000 per tahun).

Bagaimana manajemen organisasi harus memutuskan anggaran biaya overhead di angka Rp 100,000 per bulan? Kenapa tidak tetap di Rp 70,000 per bulan atau Rp 200,000 per bulan?

Manajemen harus memiliki data atau informasi yang utuh mengenai objek yang membutuhkan biaya tersebut.

Informasi inilah yang akan diberikan oleh dokumentasi Business Impact Analysis (BIA).

Apa yang diberikan oleh Business Impact Analysis (BIA) ?

Sebuah dokumentasi BIA akan memberikan aspek lengkap untuk sebuah objek organisasi. Aspek apa saja itu?

  • Keuangan (finansial)
  • Citra organisasi
  • Legal
  • Kendali

cerdik mengelola biaya overheadDengan mengetahui 4 aspek di atas, mengelola biaya overhead akan memiliki dasar yang utuh dan terutama dari segi keuangan.

Kembali lagi pada contoh ilustrasi sebelumnya, kenaikan anggaran biaya overhead untuk biaya telepon sejumlah Rp 1,200,000 per tahun adalah masih bisa diterima.

Jika merujuk kepada dokumentasi BIA untuk objek telepon organisasi tersebut adalah sebagai berikut :

  • Potensi kerugian finansial tidak tersedianya layanan telepon adalah Rp 7,000 per hari atau dikalikan 22 hari kerja, maka Rp 154,000 per bulan.
  • Citra buruk yang menimpa organisasi jika sampai 1 hari layanan telepon tidak tersedia karena sebab ini dan itu.

Kesimpulannya, manajemen organisasi jika ingin menyetujui anggaran telepon baru untuk tahun berikutnya, memiliki dasar yang relevan.

Pada dasarnya BIA selain bisa digunakan untuk mengelola biaya overhead, juga dapat menjadi dasar menentukan biaya invest (belanja modal).

Tanpa adanya dokumentasi BIA, bisa dibayangkan situasi dimana organisasi berusaha menyiapkan anggaran tanpa dasar yang utuh dan ini terjadi pada banyak organisasi 🙁 .

Mungkin Anda pernah berada pada situasi yang mirip seperti ini? membangun sistem berbasis IT seharga Rp 1,2 M sebagai pengganti aktifitas manual yang ternyata proses itu hanyalah senilai Rp 500 juta dan tidak memiliki dampak yang signifikan pada organisasi 🙁 .

Dengan dokumentasi BIA untuk proses tersebut, jadi mudah untuk menentukan anggaran penyediaan sistem IT atau menjawab pertanyaan apakah sistem tersebut memang perlu.

Silahkan baca artikel saya yang lain terkait menyiapkan dokumentasi Business Impact Analysis. Jangan lupa bagikan artikel ini jika bermanfaat, trims.

Salam sukses!