Pendekatan sukses membuat dokumentasi bisnis

meeting membuat dokumentasi bisnisSelama saya bekerja dulu, saya sering membantu teman-teman dari departemen lain untuk membuat dokumentasi bisnis dan SOP mereka.

Seperti sebuah sesi wawancara, tantangan adalah saya harus menggali dan memancing secara detail apa saja yang mereka tahu. Bagi saya, ini adalah hal yang sangat menarik.

Saya sadari belakangan, secara umum ada 3 macam karakter dari tiap persona yang mempengaruhi jalannya wawancara. Dengan mengetahui karakter ini, saya pun harus melakukan pendekatan yang berbeda-beda pula untuk mencapai hasil yang maksimal.

Tiga kelompok karakter persona saat membuat dokumentasi bisnis

Pendekatan yang berbeda untuk tiap karakter persona akan mempengaruhi hasil akhir. Informasi yang lengkap, akan membangun struktur dokumentasi yang baik dan tepat.

1. Bingung harus mulai dari mana

bingung saat ditanya membuat dokumentasi bisnisSebuah hal yang menarik dan tidak mengejutkan, dan mungkin pada dasarnya cukup banyak ditemui. Seseorang yang tahunan atau belasan tahun melakukan pekerjaan tersebut, namun ketika ditanyakan proses yang dikerjakan, terdiam dan bingung harus mulai dari mana.

Menurut saya, penyebabnya adalah :

  • Tidak memahami apa itu proses bisnis (business process) atau SOP. Adalah hal yang tepat tentunya, agar sebelum sesi wawancara, kita memberikan penjelasan dulu, apa itu proses bisnis atau standard operating procedure (SOP) dan apa tujuan dari sesi tersebut.
  • Tidak memahami proses bisnisnya secara utuh. Ini biasanya terjadi pada orang baru atau orang yang baru di bidang tersebut. Sesi wawancara hendaknya tidak dengan orang ini, temukan orang yang memang benar-benar tahu.

Saat berada dalam situasi seperti ini, maka saya akan proaktif mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang membutuhkan jawaban selain ya dan tidak. Paling mudah adalah dimulai dengan pertanyaan sederhana, “Apa yang Bapak/Ibu kerjakan saat ini setiap hari?”.

Saya akan banyak melemparkan pertanyaan, “kalau begini apa yang terjadi?”, “setelah ini apa?” dan lain sebagainya.

Biasanya ini tipikal orang yang bekerja di bagian teknis atau memiliki karakter melankolis.

2. Berpanjang lebar

karakter persona yang berbicara panjang lebar membuat dokumentasi bisnisAda juga karakter persona yang memang senang bercerita panjang lebar. Satu pancingan pertanyaan, bisa menghasilkan jawaban yang melebar hingga ke hal-hal yang sebenarnya tidak relevan.

Penyebabnya adalah :

  • Orang tersebut menganggap semua yang dikerjakannya adalah penting, sehingga dia merasa sangat perlu kita mengetahui semuanya.
  • Tidak mengetahui atau tidak bisa membedakan, mana aktifitas inti dari proses bisnis atau prosedur (yang dia lakukan) dan mana yang bukan. Semisal, pekerjaan departemen lain pun menjadi bagian yang perlu diutarakan.

Dalam situasi seperti ini, saya harus cermat mendengarkan untuk mendapatkan inti dari proses bisnis, segera memotong untuk meminta penjelasan lebih detail dan fokus pada inti tersebut.

Untuk membuat diskusi menjadi lebih terarah, saya selalu menuliskan di papan tulis (whiteboard atau flipchart) setiap bagian penting. Dengan demikian lawan bicara akan terarah untuk fokus pada materi.

Pengalaman saya, karakter persona ini adalah kebanyakan teman-teman dari bagian penjualan, pemasaran atau mereka yang memiliki karakter koleris atau sanguin.

3. Langsung ke pokok sasaran

berbicara tepat sasaran dalam membuat dokumentasi bisnisIni adalah tipikal yang paling ideal dan sangat saya sukai. Waktu yang dibutuhkan untuk menggali informasi menjadi efisien.

Mereka adalah orang yang memahami proses bisnis dengan baik, dan untungnya lagi, memiliki cara berpikir yang sistematis dan terstruktur.

Pengalaman saya ketika menerjemahkan sebuah proses bisnis dan berdiskusi dengan teman yang bertipikal ini, sebuah pertanyaan sederhana bisa mendapatkan jawaban yang tepat sasaran.

Dalam sebuah project, orang tipikal seperti ini sangat cocok menjadi key-user, artinya orang yang memiliki kompetensi untuk suatu bidang yang berkenaan dengan project.

Menurut saya, karakter persona ini cenderung tipe plegmatis dan koleris.

4 Penutup

Demikian ulasan saya mengenai 3 kelompok karakter persona yang saya temui selama saya membantu teman-teman dari departemen lain, menerjemahkan dan membuat dokumentasi bisnis.